Dal 1° gennaio 2012, le Pubbliche amministrazioni non possono più richiedere ai cittadini la presentazione di documenti detenuti da altre Pubbliche Amministrazioni. L'eventuale richiesta di certificati dovrà essere acquisita direttamente dalle amministrazioni certificanti o, in alternativa, potrà essere richiesta la produzione solo di dichiarazioni sostitutive di certificazione o dell’atto di notorietà al cittadino.

La novità è stata introdotta dall'articolo 15, comma 1, della Legge 12 novembre 2011, n. 183, che ha modificato il "Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa" di cui al DPR 28 dicembre 2000, n. 445.

In particolare, la nuova normativa dispone che: "Le certificazioni rilasciate dalla pubblica amministrazione in ordine a stati, qualità personali e fatti sono valide e utilizzabili solo nei rapporti tra privati. Nei rapporti con gli organi della pubblica amministrazione e i gestori di pubblici servizi i certificati e gli atti di notorietà sono sempre sostituiti dalle dichiarazioni di cui agli articoli 46 e 47 del DPR 28 dicembre 2000, n. 445".

Inoltre, le pubbliche amministrazioni allorquando, su richiesta dei soggetti privati, rilasceranno certificazioni dovranno apporre, a pena di nullità, la dicitura:  "Il  presente  certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi".

Costituisce violazione dei doveri d'ufficio, a carico del responsabile, la mancanza della suddetta dicitura sui certificati rilasciati dalla amministrazione (lett. c-bis del comma 2, dell'articolo 74, del DPR 28 dicembre 2000, n. 445, introdotta dall'articolo 15 della Legge 12 novembre 2011, n. 183).

Articolo 15

Norme in materia di certificati e dichiarazioni sostitutive e divieto di introdurre, nel recepimento di  direttive  dell'Unione  europea,   adempimenti aggiuntivi rispetto a quelli previsti  dalle  direttive   stesse.

  1. Al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000,  n. 445,  recante  il  testo  unico  delle  disposizioni  legislative   e regolamentari  in  materia  di  documentazione  amministrativa,  sono apportate le seguenti modificazioni:

    a) all'articolo 40 la rubrica e' sostituita dalla seguente:  «40. (L) Certificati» e sono premessi i seguenti commi:

      «01.    Le    certificazioni    rilasciate    dalla    pubblica amministrazione in ordine a stati, qualita' personali  e  fatti  sono valide e utilizzabili solo nei rapporti tra privati. Nei rapporti con gli organi della pubblica amministrazione e  i  gestori  di  pubblici servizi i certificati e gli atti di notorieta' sono sempre sostituiti dalle dichiarazioni di cui agli articoli 46 e 47.

      02. Sulle certificazioni da produrre  ai  soggetti  privati  e' apposta, a pena di nullita', la dicitura:  "Il  presente  certificato non puo' essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi"»;

b) all'articolo 41, il comma 2 e' abrogato;

c) all'articolo 43, il comma 1 e' sostituito dal seguente:

«1. Le  amministrazioni  pubbliche  e  i  gestori  di  pubblici servizi sono tenuti ad acquisire d'ufficio  le  informazioni  oggetto delle dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47, nonche' tutti i dati e i documenti che  siano  in  possesso  delle  pubbliche amministrazioni, previa indicazione, da parte dell'interessato, degli elementi indispensabili per il reperimento delle informazioni  o  dei dati richiesti, ovvero  ad accettare  la  dichiarazione  sostitutiva prodotta dall'interessato (L)»;

d) nel capo III, sezione III, dopo l'articolo 44 e'  aggiunto  il seguente:

      «Art. 44-bis. (L) - (Acquisizione d'ufficio di informazioni)  - 1.  Le  informazioni  relative  alla  regolarita'  contributiva  sono acquisite d'ufficio, ovvero controllate ai  sensi  dell'articolo  71, dalle  pubbliche  amministrazioni  procedenti,  nel  rispetto   della specifica normativa di settore»;

e) l'articolo 72 e' sostituito dal seguente:

«Art. 72. (L) - (Responsabilita'  in  materia  di  accertamento d'ufficio  e  di  esecuzione   dei   controlli).   -   1.   Ai   fini dell'accertamento d'ufficio di cui all'articolo 43, dei controlli  di cui all'articolo 71 e della predisposizione delle convenzioni  quadro di cui all'articolo 58 del codice dell'amministrazione  digitale,  di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n.  82,  le  amministrazioni certificanti  individuano  un  ufficio  responsabile  per  tutte   le attivita' volte a gestire, garantire e verificare la trasmissione dei dati o l'accesso diretto agli stessi da parte  delle  amministrazioni procedenti.

2. Le amministrazioni certificanti, per il tramite dell'ufficio  di cui  al  comma  1,  individuano  e  rendono   note,   attraverso   la pubblicazione sul sito istituzionale dell'amministrazione, le  misure organizzative  adottate  per  l'efficiente,  efficace  e   tempestiva acquisizione d'ufficio dei dati e per l'effettuazione  dei  controlli medesimi, nonche' le modalita' per la loro esecuzione. 

3. La mancata risposta alle richieste  di  controllo  entro  trenta giorni costituisce violazione dei doveri d'ufficio e  viene  in  ogni caso presa in  considerazione  ai  fini  della  misurazione  e  della valutazione   della   performance   individuale   dei    responsabili dell'omissione»;

f) all'articolo 74, comma 2:

1) la lettera a) e' sostituita dalla seguente:

      «a) la richiesta e l'accettazione di certificati o di  atti  di notorieta' (L)»;

  2) e' aggiunta la seguente lettera:

    «c-bis) il rilascio di certificati non conformi a quanto previsto all'articolo 40, comma 02 (L)».

  2. All'articolo 14 della legge  28  novembre  2005,  n.  246,  sono apportate le seguenti modificazioni: 

    a) dopo il comma 5, e' inserito il seguente:

      «5-bis. La relazione AIR di cui al comma  5,  lettera  a),  da' altresi' conto, in apposita sezione, del rispetto dei livelli  minimi di regolazione comunitaria  ai  sensi  dei  commi  24-bis,  24-ter  e 24-quater»;

b) sono aggiunti, in fine, i seguenti commi:

«24-bis. Gli atti di recepimento di direttive  comunitarie  non possono prevedere l'introduzione o  il  mantenimento  di  livelli  di regolazione superiori  a  quelli  minimi  richiesti  dalle  direttive stesse, salvo quanto previsto al comma 24-quater.

      24-ter. Costituiscono livelli di regolazione superiori a quelli minimi richiesti dalle direttive comunitarie:

a)l'introduzione o il mantenimento di  requisiti,  standard, obblighi e oneri non strettamente necessari  per  l'attuazione  delle direttive;

b)l'estensione  dell'ambito  soggettivo  o   oggettivo   di applicazione delle regole rispetto a quanto previsto dalle direttive, ove comporti maggiori oneri amministrativi per i destinatari;

c)l'introduzione o il mantenimento di sanzioni, procedure  o meccanismi operativi piu' gravosi o complessi di quelli  strettamente necessari per l'attuazione delle direttive.

24-quater.   L'amministrazione   da'   conto   delle    circostanze eccezionali, valutate nell'analisi d'impatto della  regolamentazione, in relazione alle  quali  si  rende  necessario  il  superamento  del livello minimo di regolazione comunitaria. Per gli atti normativi non sottoposti ad AIR, le Amministrazioni utilizzano comunque i metodi di analisi definiti dalle direttive di  cui  al  comma  6  del  presente articolo».